Geschäftsführungs- & Backoffice Assistant (w/m/d)

ab Februar/März 2025

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführungs- & Backoffice Assistant (w/m/d).
Du bist ein Organisationstalent mit einem Blick für Details und hast Lust, die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen zu unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Assistenz der Geschäftsführung & Backoffice Kraft arbeitest du eng mit unserem Gründer und Geschäftsführer zusammen und übernimmst vielfältige Aufgaben, die den weiteren Aufbau der Agentur unterstützen. Du bekommst Einblicke in Prozesse und Strukturen einer jungen Agentur und bist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen. Du kümmerst dich um die interne Kommunikation, verwaltest Dokumente und hilfst dabei, Geschäftsprozesse effizient zu gestalten.

Wenn du gerne selbstständig arbeitest, dabei proaktiv bist und Freude daran hast, einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Assistenz der Geschäftsführung

25-30h/Woche

Terminmanagement & Kalenderkoordination

- Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung.
- Koordination von Terminen, Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen.
- Erinnerung an Termine, Fristen und anstehende Aufgaben.

Verwaltung von Dokumenten

- Archivierung und Dokumentenmanagement (Vertragsdokumente, Berichte, etc.).
- Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten.
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen und vertraulichen Behandlung aller Dokumente.

Meeting- und Eventmanagement

- Vorbereitung und Protokollierung von Meetings und Calls.
- Organisation und Koordination von Events und Veranstaltungen (intern und extern).
- Übernahme der Gastgeberrolle bei wichtigen Geschäftstreffen und Besprechungen.

Reiseorganisation

- Buchung von Flügen, Hotels und Transport sowie Erstellung von Reiseplänen.
- Koordination von Reisevorbereitungen (Visum, Hotelbuchungen, etc.)
- Erstellung von Reisekostenabrechnungen.

Korrespondenz & Kommunikation

- Bearbeitung von E-Mails und Telefonanrufen, teilweise im Namen der Geschäftsführung.
- Erstellung und Verwaltung von Geschäftskorrespondenz (intern und extern).

Projektmanagement Intern

- Koordination und Überwachung von internen Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Zeitplänen.
- Verwaltung von Ressourcen und Unterstützung bei der Umsetzung interner Projekte.
- Monitoring der Projektfortschritte und regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung.

Backoffice

10-15h/Woche

Verwaltung & Administation

- Bearbeitung und Organisation von Briefen und E-Mails.
- Archivierung und Verwaltung von Dokumenten (z.B. Verträge, Personalunterlagen).

HR-Management

- Unterstützung bei der Personalverwaltung, einschließlich der Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen.
- Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
- Ein- und Austrittsmanagement von Mitarbeitern (Verträge, Kündigungen, Übergaben).

Vorbereitende Buchhaltung

- Unterstützung bei der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen und deren Aufbereitung für den Steuerberater.
- Überwachung und Verwaltung von Ausgaben und Rechnungen.

Bestellwesen und Einkauf

- Beschaffung und Bestellung von Bürobedarf und anderen Materialien.
- Überwachung und Verwaltung von Beständen und Nachbestellungen.

Anforderungen:

  • Organisationstalent und Fähigkeit mehrere Aufgaben & Projekte simultan zu betreuen 
  • Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, sowohl in einem kreativen als auch administrativen Umfeld zu arbeiten.
  • Flexibilität in Arbeitszeiten & Kommunikation
  • Technisch versiert und sicher und schnell im Umgang mit Apple Produkten und diverser Software.
  • Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
  • Erste Erfahrungen im Bereich Buchhaltung oder Personalmanagement sind von Vorteil.
  • Fähigkeit Aufgaben selbständig zu priorisieren und Entscheidungen zu treffen

Wichtig: Diese Position erfordert Präsenz vor Ort. Homeoffice ist vorerst nicht gewünscht, da die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den anderen Abteilungen direkt im Büro erfolgen muss.

Wir sind offen für Bewerbungen von motivierten Berufsanfängern und Bewerbern mit Berufserfahrung. Wenn du eine dynamische und kreative Arbeitsumgebung suchst und die Fähigkeit mitbringst, dich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten, würden wir uns freuen, dich kennenzulernen!

Du bist interessiert? Dann sende deinen Lebenslauf, dein Motivationsschreiben und deine Gehaltsvorstellungen an jobs@doering.media.